靈活管理和應(yīng)用數(shù)據(jù)

   懷特的目的就是要重新分析這些開支數(shù)據(jù)，然后對(duì)同一商品支付不同價(jià)格的情況進(jìn)行調(diào)整，統(tǒng)一價(jià)格，每一個(gè)部件只能有一個(gè)固定價(jià)格。懷特將ERP系統(tǒng)過去兩年的數(shù)據(jù)都輸出到一張大表格里，在信息系統(tǒng)工作人員的幫助下形成交易報(bào)告，以便更深入地分析。這些數(shù)據(jù)包括供應(yīng)商情況、零件價(jià)格、數(shù)量以及每個(gè)供應(yīng)商提供零件的數(shù)量。數(shù)據(jù)還進(jìn)一步與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的開支數(shù)據(jù)一一核對(duì)，確保所有的數(shù)據(jù)都得到分析。懷特親自花了兩周的時(shí)間檢查兩個(gè)系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)公司近20% 的貨物有幾個(gè)各不相同的購買價(jià)格。

   “簡單地將ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入到表格上并不難，”懷特說，“真正耗費(fèi)時(shí)間的是了解和使用這些數(shù)據(jù)。”New Flyer內(nèi)部的管理信息系統(tǒng)（MIS）團(tuán)隊(duì)根據(jù)懷特設(shè)定的條件做出了一份開支報(bào)告，供應(yīng)商可以根據(jù)報(bào)告提供必要的數(shù)據(jù)，匯報(bào)過去的銷售量和計(jì)劃銷售量。

   為了更好地管理龐大的數(shù)據(jù)庫，New Flyer將企業(yè)購買的主要商品分為以下四類：金屬、橡膠及合成物、電力系統(tǒng)、動(dòng)力傳動(dòng)系統(tǒng)，這些商品的開支構(gòu)成企業(yè)開支的絕大部分。每一種類貨物的采購由一位采購專員負(fù)責(zé)，其目的用懷特的話說，是“將訂貨的工作從購買的工作中分離出來”。“每天需要例行購買的東西和當(dāng)天缺貨的零件總會(huì)影響主要的戰(zhàn)略性采購。采購人員的思路總是被短期的緊急需求所打斷。在這種情況下如果要成功實(shí)施戰(zhàn)略性采購，就必須有合適而且萬無一失的采購資源。”

   采購專員們知道了他們的主要任務(wù)后，選擇一些供應(yīng)商，并邀請(qǐng)他們重新面議價(jià)格。

 
   “我們按商品開支的重要性排列公司的采購項(xiàng)目，建立時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，并采取控制措施。公司規(guī)定除了懷特和我，其他人都不能與任何供應(yīng)商達(dá)成交易。”法魯吉亞說，“我們從價(jià)格高的商品開始談判，確保能以新價(jià)格采購。我們的目標(biāo)是以非常固定的價(jià)格購買任何商品。”

   了解并分析開支數(shù)據(jù)對(duì)談判有很大的幫助，因?yàn)楝F(xiàn)在New Flyer清楚地知道過去向某一供應(yīng)商購買了哪些產(chǎn)品，同時(shí)能夠根據(jù)公司去年20%的收入增長情況，預(yù)測近期會(huì)向該供應(yīng)商采購多少商品，或者預(yù)測近期某一零件的需求量。實(shí)際上，據(jù)懷特說，供應(yīng)商同樣常常并不清楚客戶購買的數(shù)量和其他的數(shù)據(jù)。一旦他們知道New Flyer實(shí)際已經(jīng)或者正準(zhǔn)備向他們采購大量商品，他們往往樂意給出更優(yōu)惠的價(jià)格或者提供增值服務(wù)。精確預(yù)測數(shù)據(jù)也許對(duì)供應(yīng)商來說幫助最大，因?yàn)樗麄兛梢愿鶕?jù)New Flyer承諾的采購量而不是像過去那樣的逐月零散訂單進(jìn)行生產(chǎn)。